Entsprechend dem Leitbild „Wir bei Merck tun, was wir sagen, und daran lassen wir uns messen“ stützt sich Merck als Unternehmen auf die gemeinsamen Werte: Mut, Leistung, Verantwortung, Respekt, Integrität und Transparenz. Ausgehend von einer Unternehmenskultur, die die grundlegenden Unternehmenswerte in den Mittelpunkt unseres unternehmerischen Handelns stellt, leistet der Verhaltenskodex einen Beitrag, diese im täglichen Miteinander der verschiedenen am Geschäftsprozess Beteiligten umzusetzen.
Mit dem Verhaltenskodex hat Merck ein Regelwerk geschaffen, das Mitarbeitern von Merck helfen soll, verantwortungsbewusst zu handeln und in der täglichen Arbeit die richtigen Entscheidungen zu fällen. Der Verhaltenskodex erläutert die Grundsätze für den Umgang mit Geschäftspartnern, Gesellschaftern, Kollegen, Mitarbeitern und im gesellschaftlichen Umfeld. Damit unterstützt er alle Mitarbeiter, ethisch einwandfrei zu handeln – nicht nur im Umgang miteinander, sondern auch außerhalb des Unternehmens. Der Verhaltenskodex stellt damit gleichzeitig das zentrale Regelwerk unseres Compliance-Programmes dar.
Merck ist seit Jahrhunderten bestrebt, nach ethischen Grundsätzen und Werten zu handeln. Alle Arbeitnehmer sollen fair und unter Beachtung lokaler Gesetze und Richtlinien behandelt werden. Die Grundsätze dafür hat Merck in einer Sozialcharta festgelegt.
Compliance bedeutet für Merck die Einhaltung von gesetzlichen und unternehmensinternen Regelungen und den in den Unternehmenswerten festgelegten ethischen Grundprinzipien. Mit dem Verhaltenskodex und den verschiedenen bereichsspezifischen Compliance-Regeln werden die Werte in die tägliche Arbeits- und Geschäftspraxis integriert. Der Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiter, sowohl in der Zentrale als auch in den Landesgesellschaften verbindlich. Die Einhaltung des Verhaltenskodex wird durch die Compliance-Abteilung überwacht und durch entsprechende Audit- und Schulungsmaßnahmen gruppenweit unterstützt. Jeder Mitarbeiter ist aufgerufen, Compliance-Verstöße beim Vorgesetzten, der Rechts- oder Personalabteilung oder anderen Fachstellen anzusprechen.
Im Jahr 2002 hat Merck die Stelle eines Group Compliance Officers eingerichtet, der für die Aufstellung, Unterhaltung und Weiterentwicklung unseres weltweiten Compliance-Programms verantwortlich ist und durch die entsprechenden Maßnahmen unter anderem dazu beiträgt, das Risiko schwerwiegender Rechtsverletzungen etwa gegen Kartellrecht oder korruptionsrechtliche Vorschriften zu verringern. Die Rolle des Group Compliance Officers spiegelt sich in den Landesgesellschaften in den etwa 80 lokalen Compliance-Beauftragten wider, die in den Ländern für die Umsetzung der Compliance-Maßnahmen sorgen. Über dieses gruppenweite Netzwerk wird das globale Compliance-Programm gesteuert. Durch regelmäßige regionale und weltweite Compliance-Meetings wird der Informationsaustausch innerhalb des Netzwerks gefördert. Seit 2010 werden für die neu hinzugekommenen Compliance-Beauftragten so genannte Newcomer-Trainings durchgeführt, welche dem Aufbau einer Compliance-Expertise sowie der Stärkung des Miteinanders in der Compliance-Organisation dienen.
Einen hohen Stellenwert nehmen die regelmäßigen Compliance-Schulungen ein, welche sowohl mittels Präsenzveranstaltungen, als auch mit Hilfe webbasierter Trainings durchgeführt werden. Sie dienen dazu, Mitarbeitern und Management durch die Vermittlung verschiedener Schulungsinhalte zu den Themen Korruption, Kartell-und Wettbewerbsrecht, Compliance im Gesundheitswesen und Verhaltenskodex für die Folgen von Compliance-Verstößen zu sensibilisieren und Möglichkeiten aufzuzeigen, sie zu vermeiden. Durch Einrichtung eines zentralen Meldesystems (Speak-Up Line) können Mitarbeiter Compliance-Verstöße telefonisch oder mittels webbasierter Anwendung in ihrer jeweiligen Landessprache melden. Die Speak-Up Line steht kostenfrei und rund um die Uhr zur Verfügung. Eine zweiseitige Kommunikation ist – auch anonym – auf der Basis von Fallnummern möglich. Die eingegangenen Meldungen werden einzeln geprüft und bei Vorliegen eines Compliance-Verstoßes entsprechende korrigierende Maßnahmen eingeleitet und mit Hilfe konkreter Aktionspläne abgearbeitet. Falls erforderlich, werden auch entsprechende disziplinarische Maßnahmen getroffen, welche von einer einfachen Ermahnung bis zur Entlassung des Mitarbeiters reichen, der einen Compliance-Verstoß begangen hat.
In Zusammenarbeit mit der internen Revision überprüft die Compliance-Abteilung regelmäßig die Umsetzung der gruppenweiten Compliance-Maßnahmen in den Landesgesellschaften. Gegenstand der Prüfungen sind regelmäßig die lokale Compliance-Struktur, die eingeleiteten Compliance-Maßnahmen sowie das Vorhandensein entsprechender Compliance-Richtlinien und -Prozesse.
Die Compliance-Funktion berichtet regelmäßig an die Geschäftsleitung und informiert über den Status der Compliance-Aktivitäten, Compliance-Risiken, sowie schwerwiegende Compliance-Verstöße. Die Aufsichtsgremien werden von der Geschäftsleitung mindestens einmal jährlich über die wesentlichen Compliance-Sachverhalte unterrichtet.
Risiko- und Chancenmanagement
Die Geschäftsleitung, der Aufsichtsrat und der Finanzausschuss werden regelmäßig über das aktuelle Risikoportfolio des Konzerns und der Einzelgesellschaften informiert. Weitergehende Informationen sind dem Risikobericht auf Seite 86 ff. zu entnehmen.
Vermeidung von Interessenkonflikten
Sämtliche Mitglieder der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrats der Merck KGaA sind im Rahmen ihrer Tätigkeit ausschließlich dem Unternehmensinteresse verpflichtet und verfolgen weder persönliche Interessen, noch gewähren sie Dritten ungerechtfertigte Vorteile.
Bevor ein Geschäftsleitungsmitglied Ehrenämter oder Mandate übernimmt oder eine andere nebenberufliche Tätigkeit aufnimmt, muss dies vom Personalausschuss des Gesellschafterrats der E. Merck KG genehmigt werden.
Der Vorsitzende der Geschäftsleitung, Dr. Karl-Ludwig Kley, und das für den Finanzbereich zuständige Mitglied der Geschäftsleitung, Dr. Michael Becker, sind zugleich Mitglieder des Vorstands der E. Merck KG. Interessenskonflikte entstehen hierdurch jedoch keine.
Der Aufsichtsrat legt in seinem Bericht an die Hauptversammlung aufgetretene Interessenskonflikte aus den Reihen des Aufsichtsrats und deren Behandlung offen. Berater- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge eines Aufsichtsratsmitglieds mit Merck bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Im Geschäftsjahr 2010 traten weder Interessenkonflikte auf, noch existierten Berater- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge eines Aufsichtsratsmitglieds mit Merck.
Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards
Merck hat sich in der Merck-Sozialcharta selbst hohe Sozialstandards gesetzt. Umweltvorsorge und Umweltschutz basieren bei Merck auf dem Denken in Kreisläufen und der Integration von Vorsorgemaßnahmen in die Prozess- und Verfahrensplanung. Unsere Environment, Health and Safety Policy mit den Grundsätzen und Strategien für Umwelt, Sicherheit und Gesundheit setzt die Leitlinien um, die nationale und internationale Verbände der chemischen Industrie in den Regeln zum Verantwortlichen Handeln (Responsible Care®) formuliert haben. Die vom Internationalen Chemieverband (ICCA) im Jahr 2006 erarbeitete neue Responsible Care® Global Charter betont noch stärker die umfassende Verantwortung für Produkte, Lieferketten und Gesellschaft. Merck hat diese erweiterte Fassung von Responsible Care® im Februar 2007 für die gesamte Gruppe unterzeichnet.
Eine Vielzahl von Richtlinien präzisiert, wie die Mitarbeiter und Standorte die Grundsätze in der täglichen Arbeit berücksichtigen müssen. Die Gruppenfunktion Environment, Health, Safety, Security & Quality steuert die weltweiten Aktivitäten zu Umwelt, Sicherheit und Gesundheit und sorgt für die Einhaltung von regulatorischen Vorgaben, Standards und Geschäftsanforderungen innerhalb des gesamten Unternehmens. Auf diese Weise werden konzernweit Risiken minimiert und kontinuierliche Verbesserungen in den Bereichen Umwelt, Gesundheit, Sicherheit und Qualität gefördert. In regelmäßigen Abständen werden zudem Berichte zur unternehmerischen Verantwortung veröffentlicht.