Mithilfe unseres unternehmensweiten Risikomanagements erkennen und kontrollieren wir Risiken. Derzeit sind uns keine für die Merck-Gruppe bestandsgefährdenden Risiken bekannt.
Risiko- und Chancenmanagement
Jede unternehmerische Entscheidung basiert auf der Abwägung von damit verbundenen Risiken und Chancen. Merck ist Teil einer komplexen, globalen Geschäftswelt und daher einer Vielzahl von externen und internen Risiken ausgesetzt. Ziel der Risikomanagement-Aktivitäten ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen sowie sie zu bewerten, zu kontrollieren und zu bewältigen. Grundlage dafür ist ein unternehmensweiter Risikomanagementprozess, mit dem Risiken der Merck-Gruppe systematisch erhoben sowie transparent und vergleichbar dargestellt werden. Das Chancenmanagement der Merck-Gruppe wird auf Grundlage der Unternehmensstrategie in den operativen Geschäftseinheiten durchgeführt. In diesem Zusammenhang verweisen wir auf den Prognosebericht ab Seite 95.
Im unternehmensweiten Risikomanagementprozess sind Spartenleiter, Geschäftsführer von Merck-Gesellschaften und die Leiter der Zentralbereiche als Risikoverantwortliche definiert. Diese Risikoverantwortlichen bewerten halbjährlich ihre aktive Risikolage neu und melden ihr gesamtes Risikoportfolio in einem einheitlichen, unternehmensweiten Berichtssystem an den Risiko-Manager. Risiken werden dabei anhand ihres möglichen EBIT-Einflusses und ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Weiterhin berichten die Verantwortlichen bestehende und geplante Maßnahmen zur Risikoabwehr und zur Schadensminimierung. Der Risiko-Manager überprüft und erstellt hieraus einen Risikobericht, der das aktuelle Risikoportfolio des Konzerns und der Einzelgesellschaften wiedergibt. Alle wesentlichen Aspekte des Risikomanagementprozesses sind in einer Konzernrichtlinie beschrieben. Geschäftsleitung, Aufsichtsrat und Finanzausschuss erhalten halbjährlich Risikoberichte. Signifikante Veränderungen der Einschätzung bereits bekannter Risiken sowie neue signifikante Risiken werden ad hoc berichtet.
Internes Kontrollsystem für den Konzernrechnungslegungsprozess
Ziel des internen Kontrollsystems für den Rechnungslegungsprozess ist, durch die Implementierung von Kontrollen hinreichende Sicherheit zu gewähren, dass ein regelungskonformer Abschluss erstellt wird. Dieses System umfasst Maßnahmen, die eine vollständige, richtige und zeitnahe Übermittlung und Darstellung von Informationen gewährleisten sollen, die für die Aufstellung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts der Merck-Gruppe relevant sind. Dabei unterliegt das Kontrollsystem der kontinuierlichen Weiterentwicklung und ist integraler Bestandteil der Rechnungslegungs- und Finanzberichterstattungsprozesse in allen relevanten lokalen Einheiten und den Merck-Gruppenfunktionen. Die Maßnahmen des internen Kontrollsystems für den Rechnungslegungsprozess sollen das Risiko einer materiellen Falschaussage im Konzernrechnungslegungsprozess der Merck-Gruppe minimieren.
Wesentliche Instrumentarien
Das interne Kontrollsystem ist darauf ausgerichtet, die Ordnungsmäßigkeit des Konzernrechnungslegungsprozesses zu gewährleisten und die Implementierung interner Kontrollen zur Erstellung eines regelkonformen Konzernabschlusses mit hinreichender Sicherheit zu erfüllen.
Der Zentralbereich Accounting und Controlling steuert die Aufstellung des Konzernabschlusses der Merck KGaA als Muttergesellschaft der Merck-Gruppe zentral. Dieser Bereich gibt die Anforderungen an die Berichterstattungsinhalte der Gesellschaften vor, die für alle Gesellschaften als Mindestanforderungen verpflichtend sind. Zugleich steuert und überwacht dieser Bereich die zeitlichen und prozessbezogenen Vorgaben im Konzernabschluss.
Basis für die Erstellung der lokalen Abschlüsse der Muttergesellschaft sowie der in- und ausländischen Tochtergesellschaften bilden die konzernweiten Bilanzierungsrichtlinien. Diese stehen über das Merck-Intranet allen Mitarbeitern der betroffenen Bereiche zur Verfügung. Ebenfalls unter Nutzung des Intranets werden sie zeitnah dem sich ändernden finanzregulatorischen Umfeld angepasst und gemäß den internen Berichterstattungsanforderungen aktualisiert. Teil der konzernweiten Richtlinien ist die Vorgabe, konzerninterne Geschäftsprozesse als Basis für eine korrekte Saldenabstimmung abzubilden. Zusätzliche Kontrollen sind im Konsolidierungsprozess implementiert.
Der Zentralbereich Accounting und Controlling verwaltet ebenfalls zeitnah Veränderungen der Beteiligungsstruktur zentral und passt den Konsolidierungskreis der Merck-Gruppe entsprechend an.
Die Einzelgesellschaften verfügen über ein lokales internes Kontrollsystem. Sofern die Finanzprozesse über Shared Service Center abgedeckt sind, findet zudem das interne Kontrollsystem der Shared Service Center Anwendung. Sie stellen die richtlinienkonforme Bilanzierung gemäß den Bilanzierungsrichtlinien nach IFRS und der Bilanzierungsrichtlinie der Merck-Gruppe sicher.
Der Zentralbereich Accounting and Controlling steht den lokalen Ansprechpartnern während des gesamten Reportingprozesses unterstützend zur Verfügung. Der Bereich führt im Fall wichtiger Neuerungen bei Berichtsprozessen und bei IT-Anwendungen Schulungen der involvierten Mitarbeiter durch und gewährleistet so eine durchgängig hohe Qualität des Reportings.
Der Berichtsprozess von der Einzelgesellschaft bzw. über das Shared Service Center direkt an den Zentralbereich Accounting und Controlling stellt schnelle Berichtszyklen sicher. Die Validierung der berichteten Finanzzahlen der Tochtergesellschaften erfolgt vor Freigabe über einen dreistufigen Prozess zwischen der lokalen Finanzorganisation, dem Spartencontrolling und dem gruppenweiten Controlling. Finanzzahlen werden durch Vergleich mit Vorjahr und Budget auf Plausibilität und Inhalt geprüft.
Der Rechnungslegungsprozess ist über alle Ebenen so ausgerichtet, dass im Rahmen der durchgängigen Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips jederzeit eine klar definierte Aufgabentrennung und Zuordnung von Verantwortlichkeiten zwischen den am Rechnungslegungsprozess beteiligten Bereichen gewährleistet ist.
Bei der Bewertung von Bilanzpositionen existiert eine enge Kooperation mit dem Bereich Risikomanagement der Merck-Gruppe, um eventuelle Risiken bilanziell korrekt abzubilden. Bei Sonderthemen, wie beispielsweise der Bewertung von immateriellen Gütern oder Pensionsverpflichtungen, werden zudem, soweit erforderlich, externe Sachverständige hinzugezogen.
Für den Konzernrechnungslegungsprozess setzt Merck weltweit einheitlich ein Standardsoftwaretool von SAP ein. Über ein detailliertes Berechtigungskonzept zur Sicherstellung aufgabengerechter Befugnisse und unter Beachtung von Funktionstrennungsprinzipien beinhaltet das System sowohl die Berichterstattung der Einzelgesellschaft als auch die Konsolidierung des Konzernabschlusses. Die Übertragung der Finanzdaten erfolgt in verschlüsselter Form. Einem möglichen Datenverlust wird über festgelegte Systemsicherungsroutinen vorgebeugt.
Für die Umsetzung ist das lokale Management der Einzelgesellschaften verantwortlich. Die Bestätigung der Effektivität des internen Kontrollsystems bei Merck in Bezug auf die Rechnungslegung und Ordnungsmäßigkeit der Finanzberichterstattung erfolgt durch den lokalen Geschäftsführer und Finanzleiter durch Zeichnung der Berichterstattung der Einzelgesellschaft.
Alle beschriebenen Strukturen und Prozesse unterliegen der regelmäßigen Prüfung der internen Revision, basierend auf einem jährlichen Prüfungsplan, der durch die Geschäftsleitung festgelegt wird. Die Ergebnisse dieser Prüfungen werden regelmäßig in den Sitzungen der Geschäftsleitung, des Aufsichtsrates und des Finanzausschusses behandelt.
Das interne Kontrollsystem bei Merck ermöglicht es, das Risiko von materiellen Falschaussagen in der Rechnungslegung auf ein Minimum zu reduzieren, jedoch kann kein internes Kontrollsystem, unabhängig von der Ausgestaltung, ein verbleibendes Restrisiko verhindern.
Einschätzung des Managements zur Gesamtrisikosituation
Derzeit sind uns keine Risiken bekannt, die den Fortbestand der Merck-Gruppe gefährden könnten. Dies stellt dieser Risikobericht fest, der in Anwendung des Deutschen Rechnungslegungsstandards 5 verfasst wurde.