Verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln heißt zunächst rechtmäßiges Handeln. Alle Aktivitäten von Merck müssen weltweit Recht und Gesetz entsprechen. Verstöße können nicht nur etwa strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen, sondern auch die Unternehmensreputation von Merck, das heißt beispielsweise das Ansehen als Geschäftspartner oder Arbeitgeber, erheblich beschädigen. Die Einhaltung von Recht und Gesetz hat daher höchste Priorität für Merck. Compliance bedeutet für Merck darüber hinaus aber auch ein Handeln entsprechend den in unseren Unternehmenswerten festgelegten ethischen Prinzipien. Merck möchte „gute“ Geschäfte machen, das heißt profitabel wirtschaften, zugleich aber auch hohen ethischen Maßstäben gerecht werden.
Weltweit verbindliche Verhaltensregeln
Der Merck-Verhaltenskodex ist ein verbindliches Regelwerk für alle Mitarbeiter von Merck. Er erläutert die Grundsätze für den Umgang mit Geschäftspartnern, Gesellschaftern, Kollegen, Mitarbeitern und dem gesellschaftlichen Umfeld. Damit unterstützt der Kodex alle Mitarbeiter dabei, ethisch einwandfrei zu handeln – nicht nur im Umgang miteinander, sondern auch außerhalb des Unternehmens.
Die Merck-Sozialcharta ergänzt den Verhaltenskodex um weltweit gültige Prinzipien zu Menschenrechten und den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Die Geschäftsführer unserer Landesgesellschaften tragen die Verantwortung dafür, dass diese Prinzipien eingehalten werden. Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern weltweit, dass sie diesen Prinzipien folgen.
Compliance-Organisation
Die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Regeln unterstützen wir durch organisatorische Maßnahmen. Die zentrale Konzernfunktion Compliance mit dem Group Compliance Officer (GCO) und weiteren Spezialisten ist für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Compliance-Programms verantwortlich.
In den Landesgesellschaften sind lokale Compliance-Beauftragte für die Umsetzung der Compliance-Maßnahmen zuständig. Sie werden von der zentralen Konzernfunktion beraten und werden z. B. mit Schulungsunterlagen ausgestattet. Die derzeit rund 80 lokalen Compliance-Beauftragten berichten regelmäßig an den GCO. Der GCO wiederum berichtet mindestens einmal jährlich an die Geschäftsleitung. Im Vordergrund stehen die Berichterstattung zum Status der Compliance-Aktivitäten, Compliance-Risiken und schwerwiegende Compliance-Verstöße. Die Geschäftsleitung informiert die Aufsichtsgremien mindestens einmal jährlich über die wesentlichen Compliance-Sachverhalte.
Zentrale SpeakUp-Line
Jeder Mitarbeiter ist aufgerufen, Compliance-Verstöße beim Vorgesetzten, der Rechts- oder Personalabteilung oder anderen Fachstellen anzusprechen. Über ein zentrales Meldesystem, die „SpeakUp-Line“, können Mitarbeiter – telefonisch oder mittels einer webbasierten Anwendung – Verstöße weltweit kostenlos und in ihrer jeweiligen Landessprache melden, auch anonym.
Die eingegangenen Meldungen werden vom GCO geprüft und dem Compliance-Komitee zur Koordination der erforderlichen Ermittlung des Sachverhalts vorgelegt. Das Compliance-Komitee setzt sich aus leitenden Vertretern der Fachbereiche Interne Revision, Compliance, Konzernsicherheit und Personalwesen zusammen. Es überwacht die Bearbeitung von gemeldeten Fällen und leitet, falls erforderlich, entsprechende Korrekturmaßnahmen ein. Gegebenenfalls werden auch disziplinarische Maßnahmen gegen den Mitarbeiter eingeleitet, der einen Compliance-Verstoß begangen hat. Diese können je nach Schwere des Verstoßes von der einfachen Ermahnung bis hin zur Entlassung des Mitarbeiters reichen.
In den Jahren 2011 und 2012 gingen 29 beziehungsweise 20 Compliance-relevante Meldungen über die SpeakUp-Line oder andere Informationskanäle ein. 2011 und 2012 bestätigte sich der Vorwurf eines Verstoßes gegen unsere Verhaltensregeln in jeweils fünf Fällen. Die meisten Fälle betrafen nicht bekannt gegebene Interessenkonflikte von Mitarbeitern mit Dritten, dies führte zu disziplinarischen Maßnahmen. In zwei Fällen entsprach das Verhalten unserer Geschäftspartner nicht unseren Erwartungen in Bezug auf regelkonformes und verantwortliches Geschäftsgebaren. Deshalb haben wir beide Geschäftsbeziehungen beendet.
Compliance-Audits
In Zusammenarbeit mit der internen Revision führt die Konzernfunktion Compliance Audits durch. Gegenstand der Überprüfungen sind das Vorhandensein und die Qualität von Compliance-Richtlinien, -Prozessen und -Strukturen. Daneben werden die Standorte auf Verstöße gegen den Verhaltenskodex und die Sozialcharta überprüft. Das Thema Korruption und die Anforderungen der Sozialcharta sind Bestandteil unseres Standard-Auditprogramms und werden im Rahmen der allgemeinen Audits an den Standorten auditiert. In den Jahren 2011 und 2012 wurden 28 bzw. 40 Audits zum Thema Korruption durchgeführt. Außerdem wurden 2011 insgesamt 26 Standorte in 26 Ländern zu den Sozialcharta-Themen auditiert, im Jahr 2012 waren es 40 Standorte in 35 Ländern. Im Rahmen der Audits wurden in einem Fall Verstöße gegen Arbeitszeitregelungen festgestellt. Das Management des Standorts hat Maßnahmen ergriffen, um derartige Verstöße künftig zu verhindern.
Compliance-Trainings und -Schulungen
Einen hohen Stellenwert nehmen unsere regelmäßigen Compliance-Schulungen in Form von Präsenzveranstaltungen und Online-Trainings ein. Mitarbeiter aller Hierarchieebenen werden zu Themen des Verhaltenskodex wie etwa Korruption, Umgang mit Interessenkonflikten und Wettbewerbsrecht geschult. Mitarbeiter werden für die Folgen von Compliance-Verstößen sensibilisiert und bekommen Möglichkeiten aufgezeigt, sie zu vermeiden. Der Trainingsplan wird regelmäßig überarbeitet und neuen Entwicklungen angepasst. 2011 wurde er beispielsweise infolge des UK Bribery Act durch einen entsprechenden Kurs ergänzt. Abhängig vom Kursinhalt werden einige Kurse zu Spezialthemen nur bei Mitarbeitern ab einer bestimmten Einstufung („Global Grade“) geschult.
2012 nahmen 29.597 Mitarbeiter an 82.597 Online-Kursen zu verschiedenen Compliance-Themen teil, im Jahr 2011 wurden 19.263 Mitarbeiter in 34.433 Kursen geschult. In Ergänzung dazu fanden weltweit zahlreiche Präsenzveranstaltungen zu Compliance-Themen statt, um die Mitarbeiter insbesondere zu lokalen Themen effektiv zu schulen.
Von den Online-Kursen hatte ein großer Teil Anti-Korruption zum Thema: 2012 haben wir 22.890 Mitarbeiter zu Anti-Korruption geschult (2011: 13.399 Mitarbeiter). Darunter waren 2012 10.164 Mitarbeiter mit Führungsverantwortung (2011: 7.540 Mitarbeiter).