Verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln heißt zunächst rechtmäßiges Handeln. Alle Aktivitäten von Merck müssen weltweit Recht und Gesetz entsprechen. Verstöße können nicht nur strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen, sondern auch die Unternehmensreputation von Merck, das heißt beispielsweise das Ansehen als Geschäftspartner oder Arbeitgeber, erheblich beschädigen. Die Einhaltung von Recht und Gesetz hat daher höchste Priorität für Merck. Compliance bedeutet für unser Unternehmen darüber hinaus aber auch ein Handeln entsprechend den in unseren Unternehmenswerten  festgelegten ethischen Prinzipien. Merck möchte „gute“ Geschäfte machen, das heißt profitabel wirtschaften und hohen ethischen Maßstäben gerecht werden.

Weltweit verbindliche Richtlinien

Der Merck-Verhaltenskodex  ist ein verbindliches Regelwerk für alle Mitarbeiter des Unternehmens. Alle Mitarbeiter haben den Verhaltenskodex erhalten, neuen Mitarbeitern wird er mit dem Arbeitsvertrag ausgehändigt. Der Merck-Verhaltenskodex erläutert die Grundsätze des Umgangs mit Geschäftspartnern, Gesellschaftern, Kollegen, Mitarbeitern und dem gesellschaftlichen Umfeld. Damit unterstützt er alle Mitarbeiter dabei, ethisch einwandfrei zu handeln – nicht nur im Umgang miteinander, sondern auch außerhalb des Unternehmens. Die Merck-Menschenrechtscharta  ergänzt den Verhaltenskodex durch weltweit gültige Prinzipien zu Menschenrechten wie die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Im Jahr 2014 haben wir darüber hinaus eine neue Antikorruptionsrichtlinie für den Konzern in Kraft gesetzt.

Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern weltweit, dass sie unseren Grundsätzen folgen. Während das Lieferantenmanagement das regelkonforme Handeln der Zulieferer sicherstellt, organisiert das Global Business Partner Risk Management die Beziehungen mit vertriebsnahen Geschäftspartnern wie Distributoren oder Großhändlern.

Die Group Compliance hat die Integration des im Jahr 2014 akquirierten Unternehmens AZ Electronic Materials (AZ) begleitet und Mitarbeiter von AZ zu Compliance-Themen und unseren Compliance-Richtlinien geschult. Seit Januar 2015 sind die AZ-Mitarbeiter vollständig in die Compliance-Maßnahmen von Merck eingebunden.

Compliance-Organisation

Die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Regeln unterstützen wir durch organisatorische Maßnahmen. Die zentrale Konzernfunktion Compliance mit dem Group Compliance Officer und weiteren Spezialisten ist für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Compliance-Programms verantwortlich. Regionale und lokale Compliance-Officer sind in den Landesgesellschaften für die Umsetzung der Compliance-Maßnahmen zuständig. Neben dem Ausbau der weltweiten Compliance-Organisation haben wir Compliance Officer für Merck Millipore und den Unternehmensbereich Healthcare eingesetzt und verstärken damit die Compliance-Expertise bei der Erschließung neuer Geschäftsfelder und der rechtskonformen Gestaltung unserer Geschäfte. Die rund 60 Compliance Officer weltweit sind dem Group Compliance Officer unterstellt, sie werden von der zentralen Konzernfunktion beraten und beispielsweise mit Schulungsunterlagen ausgestattet. Sie berichten regelmäßig an den Group Compliance Officer, der wiederum mindestens einmal jährlich die Geschäftsleitung informiert. Im Vordergrund steht dabei die Berichterstattung über den Status der Compliance-Aktivitäten, zu Compliance-Risiken und schwerwiegenden Compliance-Verstößen. Die Geschäftsleitung informiert die Aufsichtsgremien mindestens einmal jährlich über die wesentlichen Compliance-Sachverhalte.

Auswahl von Geschäftspartnern

Die Auswahl vertriebsnaher Geschäftspartner wie Distributoren, Agenten oder Großhändler folgt bei Merck einem risiko-orientierten Ansatz. Je größer das Risiko beispielsweise in Bezug auf ein bestimmtes Land, eine Region oder die Art der Dienstleistung eingeschätzt wird, desto umfangreicher und sorgfältiger ist die Prüfung des Geschäftspartners vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung. Für die Risikobewertung nutzen wir beispielsweise den Korruptionswahrnehmungsindex (Corruption Perceptions Index , CPI) von Transparency International, Hintergrundinformationen aus Datenbanken und auch Angaben wie zum Vorhandensein eines Compliance-Programms beim Geschäftspartner.

Unsere Richtlinie zum Global Business Partner Risk Management regelt den Auswahlprozess von Geschäftspartnern und die systematische Dokumentation relevanter Informationen und ihrer Bewertung. Mit diesem umfassenden Prozess minimieren wir einerseits unser Risiko und tragen andererseits auch veränderten Anforderungen Rechnung, die sich aus neuen Gesetzen wie dem UK Bribery Act ergeben.

In der konzernweit verbindlichen Richtlinie sind acht Prinzipien festgelegt, die bei der Auswahl neuer Geschäftspartner berücksichtigt werden müssen und die auch für bestehende Geschäftsverbindungen gelten. So dürfen Geschäftsbeziehungen nur mit Partnern eingegangen werden, die rechtskonform handeln, jegliche Form der Bestechung ablehnen, Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien befolgen und Diskriminierung nicht tolerieren. Außerdem fordern wir das Bekenntnis zu international anerkannten Menschenrechts- und Arbeitsstandards und zu unseren im Verhaltenskodex beschriebenen Compliance-Standards ein. Geschäftspartner müssen diese Prinzipien akzeptieren und befolgen, wenn sie eine Geschäftsbeziehung mit Merck eingehen möchten. Auch bei bereits bestehenden Geschäftsbeziehungen nehmen wir diese Prüfung vor, meist wenn eine Vertragsverlängerung ansteht.

Werden Probleme identifiziert (sogenannte Red Flags), können potenzielle Geschäftspartner abgelehnt oder Geschäftsbeziehungen aufgelöst werden. Häufig sind unsere Geschäftspartner jedoch bereit, ihre Strukturen und Prozesse so zu ändern, dass sie unseren strengen Compliance-Anforderungen entsprechen. Seit Einführung des Prozesses im Jahr 2013 haben bereits mehr als 1.000 Geschäftspartner diese Prüfung durchlaufen.

Compliance-Audits

Die Konzernfunktion Internal Auditing prüft in regelmäßigen Abständen für Compliance relevante Sachverhalte an den Standorten. Gegenstand der Überprüfungen sind das Vorhandensein und die Qualität von Compliance-Richtlinien, -Prozessen und -Strukturen. Zusätzlich werden die Standorte auf Verstöße gegen den Verhaltenskodex und die Arbeitsplatzaspekte der Menschenrechtscharta überprüft. Auch das Thema Korruption ist Bestandteil unseres Standard-Auditprogramms. In den Jahren 2013 und 2014 fanden 30 bzw. 36 Audits zum Thema Korruption statt.

Darüber hinaus wurden im Jahr 2013 insgesamt 27 Standorte in 22 Ländern zu den Arbeitsplatzaspekten der Menschenrechtscharta auditiert, im Jahr 2014 waren es 32 Standorte in 28 Ländern. Es wurden keine Verstöße festgestellt.

Compliance-Schulungen

Einen hohen Stellenwert nehmen unsere regelmäßigen Compliance-Schulungen in Form von Präsenzveranstaltungen und Online-Trainings ein. Wir schulen Mitarbeiter aller Hierarchieebenen sowie Auftragnehmer und beaufsichtigte Arbeitnehmer (z.B. Leiharbeiter) zu Themen des Verhaltenskodex wie Korruption, Umgang mit Interessenkonflikten und Wettbewerbsrecht.

In den Jahren 2013 und 2014 haben wir 29.360 Personen über unser E-Learning-System zum Verhaltenskodex geschult und für die Folgen von Compliance-Verstößen sensibilisiert. Dabei haben wir auch Möglichkeiten aufgezeigt, wie Compliance-Verstöße vermieden werden können.

In den Jahren 2013 und 2014 nahmen zudem 40.188 Personen an 117.509 Online-Kursen zu verschiedenen Compliance-Themen teil. Ein großer Teil dieser Kurse hatte Korruption zum Thema: Im Berichtszeitraum haben wir 31.687 Personen zur Vermeidung von Korruption geschult.

Einige Kurse zu Spezialthemen werden gezielt für Mitarbeiter ab einer bestimmten Einstufung (Global Grade) entwickelt. Dazu gehört beispielsweise der im Jahr 2014 eingeführte Kurs zum Wettbewerbsrecht. In Ergänzung zu den Online-Kursen finden außerdem weltweit zahlreiche Präsenzveranstaltungen zu Compliance-Themen statt, um die Mitarbeiter insbesondere zu lokalen Themen effektiv zu schulen.

Wir überarbeiten den Schulungsplan regelmäßig und passen ihn an neue Entwicklungen an. So haben wir im Jahr 2014 begleitend zur Umsetzung unserer neuen Antikorruptionsrichtlinie Online-Kurse entwickelt. Seit 2013 schulen wir Mitarbeiter, insbesondere im Vertrieb, zum erweiterten Prozess der Auswahl von Geschäfts­partnern und zur Global-Business-Partner-Risk-Management-Richtlinie. Aufgrund der Bedeutung und Komplexität des Themas sind diese Schulungen grundsätzlich Präsenzveranstaltungen.

Zentrale SpeakUp Line

Jeder Mitarbeiter ist aufgerufen, Compliance-Verstöße bei seinem Vorgesetzten, der Rechts- oder Personalabteilung oder anderen Fachstellen anzusprechen. Über ein zentrales Meldesystem, die SpeakUp Line, können Mitarbeiter zudem (telefonisch oder mittels einer webbasierten Anwendung) Verstöße weltweit kostenlos und in ihrer jeweiligen Landessprache melden, gegebenenfalls auch anonym. Neben unseren Mitarbeitern können auch Geschäftspartner die den Global-Business-Partner-Risk-Management-Prozess durchlaufen haben, Fehlverhalten über die SpeakUp Line melden.

Die eingegangenen Meldungen werden vom Group Compliance Officer geprüft und dem Compliance-Komitee zur Koordination der erforderlichen Ermittlung des Sachverhalts vorgelegt. Das Gremium setzt sich aus leitenden Vertretern der Einheiten Interne Revision, Compliance, Konzernsicherheit, Datenschutz und Personalwesen zusammen. Es überwacht die Bearbeitung von gemeldeten Verstößen und veranlasst, falls erforderlich, entsprechende Korrekturmaßnahmen. Gegebenenfalls werden auch disziplinarische Maßnahmen gegen Mitarbeiter eingeleitet, die einen Compliance-Verstoß begangen haben. Sie können je nach Schwere des Verstoßes von der einfachen Ermahnung bis hin zur Entlassung des Mitarbeiters reichen.

Neben der SpeakUp Line haben wir außerdem eine zentrale Beratungsnummer im Group Compliance Office eingerichtet. Hier werden unsere Mitarbeiter beraten, wie sie sich ethisch und gesetzeskonform verhalten können.

Sowohl die Zahl der Meldungen, die im Zusammenhang mit Compliance von Bedeutung sind, als auch die Zahl tatsächlicher Compliance-Fälle ist in den letzten Jahren weitgehend konstant geblieben. In den Jahren 2013 und 2014 gingen 22 beziehungsweise 26 Meldungen über die SpeakUp Line und andere Informationskanäle ein, die eine entsprechende Ermittlung des Sachverhalts auslösten. Im Jahr 2013 bestätigte sich in neun Fällen, dass gegen die Verhaltensregeln verstoßen worden war, im Jahr 2014 waren es elf Fälle. Die meisten dieser Verstöße gegen die Compliance resultierten aus dem Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter und waren kleinere, isolierte Einzelfälle, die zu entsprechenden disziplinarischen Maßnahmen führten. Bei insgesamt sechs Fällen im Berichtszeitraum waren Mitarbeiter des Managements an unzulässigen Geschäftspraktiken beteiligt oder hatten von ihnen Kenntnis. Dabei ging es meist um unzulässige Methoden in Vertrieb und Marketing zur Umsatzsteigerung oder in der Interaktion mit Angehörigen medizinischer Fachkreise. In allen Fällen wurden gegen die verantwortlichen Manager Disziplinarmaßnahmen eingeleitet.

Ausblick

Die Bedeutung von Compliance in Geschäftsprozessen wird künftig weiter wachsen, insbesondere innerhalb der Pharmaindustrie. Für Europa legt die Transparenzinitiative der European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations (EFPIA) fest, dass alle Zuwendungen an Ärzte, die nicht im Zusammenhang mit Forschung stehen, ab 2016 veröffentlicht werden müssen. Unsere Compliance-Organisation hat gemeinsam mit den betroffenen Geschäften Maßnahmen eingeleitet, um dieser Veröffentlichungspflicht nachkommen zu können. Dazu gehört beispielsweise die Ausarbeitung einer internen Richtlinie, in der die Genehmigungsprozesse und Anforderungen an die Dokumentation bei Zuwendungen an Ärzte festgelegt werden.